ATA
Registro expositivo, completo ou resumido, com clareza e fidelidade das ocorrências, discussões e decisões realizadas em reunião.
Competência: Unidades e Órgãos. Recomenda-se inserir nota de aprovação contendo a denominação da sessão, assembleia ou reunião, data e possíveis alterações.
CARTA
Documento utilizado pela Administração Pública para realizar uma solicitação, convite ou agradecimento. É também empregada nas comunicações de caráter social, decorrentes do cargo ou da função públicos exercidos pelos seus ocupantes.
Competência: Unidades e Órgãos.
CERTIFICADO
Documento que certifica a existência de um fato a partir da realidade ou de registros (participação em cursos ou eventos destinados ao desenvolvimento profissional, técnico ou científico, por exemplo).
Competência: Unidades e Órgãos.
COMUNICADO
Ato expedido para transmitir breves informações internas e externas, de caráter geral, dirigido pessoalmente a alguém ou divulgado para o conhecimento do público em geral.
Competência: Unidades e Órgãos.
DECISÃO
Registro numerado da decisão de um Órgão Colegiado, de forma a solucionar questões submetidas à sua apreciação.
Competência: Unidades e Órgãos.
DECLARAÇÃO
Manifestação de opinião, conceito, resolução ou observação a respeito de algo, emitida por pessoa física ou por um Órgão Colegiado.
Competência: Unidades e Órgãos.
DELIBERAÇÃO
Ato administrativo decisório sobre assunto submetido a estudo e à decisão, praticado por Órgão Colegiado.
Competência: Órgãos Colegiados. As Deliberações Articuladas são privativas do Conselho Universitário e suas Câmaras.
DESPACHO
Decisão técnica (geralmente jurídica) sobre assuntos de interesse individual ou coletivo que as autoridades emitem em papéis, requerimentos e processos submetidos à sua apreciação.
Competência: Unidades e Órgãos. Na Unicamp, é ato comumente expedido pela Procuradoria Geral.
Não confundir com anotações de ciência, anuência (“de acordo”) e com encaminhamentos de processos (“encaminhe-se…”), geralmente chamados de despachos na Universidade, para os quais recomenda-se o uso da espécie Informação.
INFORMAÇÃO
Esclarecimento prestado por determinado servidor no exercício de sua função, a fim de que os dados informados auxiliem a autoridade competente em suas ações e na solução de problemas. Na Unicamp este documento é utilizado como meio de rápida comunicação e para encaminhamentos em processos.
Competência: Unidades e Órgãos.
INSTRUÇÃO
Orientação para execução de atos normativos, em que faz menção aos artigos, cujos conteúdos estão sendo detalhados e regulamentados.
Competência: Diretoras, Diretores, Coordenadoras e Coordenadores.
MEMORANDO
Forma de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros entre chefias de uma mesma Unidade ou Órgão. Na Unicamp, deve ser utilizado para comunicação interna nas Unidades, Órgãos, Centros e Núcleos Interdisciplinares de Pesquisa, entre responsáveis por áreas.
Competência: Unidades e Órgãos.
OFÍCIO
É uma forma de correspondência oficial utilizada no serviço público para a comunicação entre autoridades da mesma categoria, entre servidores de diferentes níveis hierárquicos, assim como entre a Administração e particulares, caracterizada como instrumento de determinação ou solicitação de algum assunto profissional. Na Unicamp, deve ser utilizado para comunicação entre dirigentes de Unidades, Órgãos, Centros e Núcleos Interdisciplinares de Pesquisa.
Competência: Unidades e Órgãos.
OFÍCIO CIRCULAR
Comunicação endereçada simultaneamente a vários destinatários, com conteúdo idêntico. Unidades e Órgãos. Pode-se produzir um Ofício Circular com a mesma numeração para cada destinatário; ou apenas um Ofício com os destinatários descritos de forma genérica.
Exemplo: Senhores Diretores de Unidades e Órgãos.
PARECER
Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada de decisão.
Competência: Unidades e Órgãos.
PAUTA
Relação de itens a serem abordados em uma reunião. Na Unicamp, geralmente estes itens dividem-se em 2 seções:
Expediente: assuntos para ciência do Órgão Colegiado, Comissão ou Grupo de Trabalho;
Ordem do dia: assuntos que demandam manifestações ou decisões do Órgão Colegiado, Comissão ou Grupo de Trabalho.
Competência: Unidades e Órgãos.
PORTARIA
Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo, impõem normas, definem situações funcionais, aplicam penalidades disciplinares e atos semelhantes.
Competência: Reitora, Reitor, Coordenadora Geral, Coordenador Geral, Pró-Reitoras, Pró-Reitores, Vice-Reitoras Executivas, Vice-Reitores Executivos, Diretoras e Diretores de Institutos e Faculdades e Dirigentes de Órgãos.
RELATÓRIO
Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações, situações ou de atividades realizadas, com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior.
Competência: Unidades e Órgãos.
REGIMENTO
Conjunto de princípios, normas e regras que estabelecem as atribuições, o modo de direção, de relacionamentos e de funcionamento interno de um setor, Órgão Colegiado, Comissão ou Grupo de Trabalho. Difere-se do Regulamento por aplicar-se à organização e dinâmica funcional interna à área que disciplina. Na Unicamp, o Regimento é normalmente aprovado e colocado em vigência pelo superior da Unidade ou Órgão ao qual está vinculado ou por Deliberação da respectiva Congregação ou Instância Equivalente.
Competência: Unidades e Órgãos.
REGULAMENTO
Conjunto das condições em que uma lei deve ser executada, ou seja, é o ato administrativo que explica o modo e a forma de execução e cumprimento de uma norma superior, como Deliberação ou Resolução, e que pode destinar-se à atuação externa. Difere-se do Regimento por se referir a normas que não são necessariamente limitadas ao funcionamento de determinado setor, Órgão Colegiado, Comissão ou Grupo de Trabalho.
Competência: Diretoras, Diretores, Coordenadoras e Coordenadores.
RESOLUÇÃO
Ato emanado de Órgão Colegiado registrando uma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de atuação. O ato está estabelecido na própria atribuição conferida ao Órgão ou Representante.
Competência: Privativa de Reitora e Reitor.