Planeje
Começar a escrever sem planejamento prévio pode prejudicar a compreensão da informação e o acesso ao serviço. Por isso, é importante:
- Conhecer quem vai ler: entenda as pessoas que vão receber sua mensagem para falar a língua delas.
- Decidir o que dizer: isso ajuda a focar no que os leitores realmente precisam.
Um questionário pode ajudar a descobrir isso.
Público-alvo
Quem vai ler esse documento?
Definir público-alvo específico.
O que meu público-alvo já sabe sobre o assunto?
Verificar o nível de conhecimento do público-alvo em relação ao assunto tratado.
O que precisa saber?
Definir o conteúdo do documento com base nas maiores necessidades do público-alvo.
Quais dúvidas tem?
Identificar as principais dúvidas do público-alvo em relação ao assunto tratado.
Documento
Por que esse documento está sendo escrito?
Definir o principal motivo pelo qual o documento está sendo elaborado.
O que se busca atingir com esse documento?
Definir os impactos do documento para o público-alvo e área o Órgão.
O que deve estar no meu documento?
Definir os principais temas que serão apresentados no documento.
Como organizar as informações?
Definir a melhor maneira de organizar ou distribuir as informações, de modo a facilitar o entendimento e compreensão.
As respostas devem ser objetivas, de modo a facilitar a redação do documento, atingir o objetivo da elaboração e promover a compreensão da mensagem.
É essencial:
- Pensar em quem vai ler o documento;
- Lembrar que, quanto mais variado for o público, mais o texto precisa ser pensado para ser fácil de entender, especialmente para quem tem mais dificuldade;
- Incluir muitas pessoas na hora de decidir para quem você está escrevendo.